Administrator danych osobowych

    Administratorem podanych przez Ciebie danych osobowych na etapie poszukiwania imprezy turystycznej jest Fly Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k. z siedzibą w Warszawie (00-695) przy ul. Nowogrodzkiej 42 (dalej: „Fly”).

    W związku z zawarciem i realizacją umowy o udział w imprezie turystycznej lub umowy o usługę turystyczną administratorem podanych przez Ciebie danych osobowych będzie Organizator Turystyki lub inny przedsiębiorca (dostawca usługi turystycznej), z którym zawrzesz umowę o usługę turystyczną.

    Po zawarciu umowy ubezpieczenia podróżnego oraz w związku z jej realizacją administratorem podanych przez Ciebie danych osobowych zostanie Ubezpieczyciel, z którym zwarta została taką umowę.

    Fly będzie wtedy podmiotem przetwarzającym Twoich danych osobowych w imieniu Organizatora Turystyki oraz w imieniu Ubezpieczyciela.

    Jakie dane osobowe przetwarzamy?
    Możemy przetwarzać następujące dane osobowe:
    a) dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko, a także numer dokumentu podróży i okres jego ważności, datę urodzenia, obywatelstwo, czyli dane wymagane przez Organizatora Turystyki i Ubezpieczyciela do dokonania rezerwacji zawarcia umów i osobisty numer identyfikacyjny (PESEL), jeśli jesteśmy zobowiązani przekazać ten numer do Organizatora Turystyki, który np. przygotowuje dla Ciebie niezbędne dokumenty;
    b) dane kontaktowe, czyli dane osobowe, umożliwiające nam kontakt z Tobą, w szczególności adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, a także, jeśli obserwujesz nasze profile w sieciach społecznościowych lub skontaktowałeś się z nami poprzez komunikatory tychże sieci - kontakt do Ciebie w sieciach społecznościowych;
    c) Twoje ustawienia – przede wszystkim ustawienia zawarte w Twoim koncie klienta oraz ustawienia otrzymywanych przez Ciebie newsletterów (jeśli wyraziłeś chęć ich otrzymywania);
    d) dane dotyczące Twoich zamówień, to znaczy dane o zamawianych u nas usługach, płatnościach, w tym numer konta płatniczego i szczegóły dotyczące składanych przez Ciebie reklamacji; informacje o wykorzystanych przez Ciebie bonach/voucherach podarunkowych;
    e) dane dotyczące Twojej oceny oferowanych przez nas usług, Twoich recenzji, a także w informacjach zamieszczanych w ankietach dotyczących zadowolenia z naszych usług;
    f) dane związane z korzystaniem z naszego call center lub wizytą w naszym biurze, w szczególności nagrania rozmów telefonicznych z call center, identyfikacja wysyłanych do nas wiadomości, w tym identyfikatory, takie jak adresy IP i nagrania z monitoringu w naszym biurze.
    Przyczyny, podstawy i okres przetwarzania Twoich danych osobowych
    W ramach naszej działalności przetwarzamy dane osobowe w różnych celach i z różnych powodów. Zapoznaj się uważnie z nimi, ponieważ leży to w Twoim interesie.

    1) Gdy złożysz zamówienie jako osoba fizyczna, przetwarzamy Twoje dane osobowe, tj. Twoje dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz informacje o Twoich zamówieniach w celu umożliwienia zawarcia, a następnie realizacji umów, które Cię interesują, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

    2) Jeżeli składasz zamówienie jako przedstawiciel jednostki organizacyjnej lub osoby prawnej, przetwarzamy Twoje dane w tym samym celu co wskazany powyżej, z tym, że na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zawarciu i realizacji umowy z podmiotem, który reprezentujesz, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

    To, że Twoje dane wykorzystamy w celu realizacji Twojego zamówienia Twojej rezerwacji oraz zawarcia umów, oznacza, że wykorzystamy te dane zwłaszcza:
    a) abyś mógł zakończyć swoje zamówienie na stronie, na przykład, aby dane nie zostały skasowane z przetwarzanego zamówienia i abyśmy mogli skontaktować się z Tobą w celu pomocy i umożliwienia Ci zakończenia takiego rozpoczętego, ale przerwanego zamówienia;
    b) w celu skontaktowania się z Tobą w sprawie zamówienia, na przykład po to aby wysłać Ci jego potwierdzenie dokonanie rezerwacji lub zamówienia oraz pozostałą korespondencję z nimi związaną;
    c) na potrzeby dokonania płatności za usługi; w tym celu możemy Twoje dane przekazać również naszym partnerom administrującym systemy płatnicze;
    d) w celu zapewnienia opieki i wszelkiej pomocy związanej z korzystaniem (lub chęcią korzystania) z naszych usługi kontaktu w sprawach związanych z rezerwowaną oraz nabytą, za naszym pośrednictwem, imprezą turystyczną czy też inną usługą turystyczną lub/i usługą dodatkową a także w celu zapewnienia jej wykonania oraz przyjęcia i rozpatrzenia ewentualnej reklamacji dotyczącej zamówionej i nabytej usługi;
    e) w związku z innymi Twoimi wymaganiami i oczekiwaniami oraz pytaniami związanymi z Twoim zamówieniem oraz rezerwacją, w sprawie których możesz się z nami kontaktować, na przykład za pośrednictwem call center lub bezpośrednio w naszym biurze.

    3) Gdy wyrazisz chęć subskrypcji naszego newslettera, wtedy będziemy przetwarzać Twoje dane kontaktowe na podstawie Twojej zgody, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO); w tym celu przetwarzamy Twoje dane osobowe, dopóki nie zrezygnujesz z usługi subskrypcji newslettera.

    4) Jeśli wyrazisz zgodę, na kierowanie do Ciebie przez Fly ofert marketingowych dotyczących możliwości spędzenia wakacji, odbycia podróży, w tym zorganizowania lotów a także ofert biur podróży, hoteli oraz ofert ubezpieczeniowych podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych będzie Twoja dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 litera „a” RODO).

    5) Twoje dane przetwarzamy również w celu ochrony przed roszczeniami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa oraz w celu prowadzenia naszych wewnętrznych ewidencji a także w celu i wykorzystywania podczas przeprowadzania we Fly ewentualnych kontroli, czyli przetwarzamy je na podstawie przesłanki uzasadnionego interesu Fly (art. 6 ust. 1 litera „f” RODO). Nasze uzasadnione interesy to: możliwość obrony przed kierowanymi roszczeniami i kontrola prawidłowego świadczenia naszych usług.

    6) Przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne i dane kontaktowe, a także dane dotyczące zamówień ponieważ ciąży na nas obowiązek wynikający art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Na tej podstawie prawnej, czyli w celu przestrzegania w szczególności następujących przepisów:
    - ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 548),
    - ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1145)
    - ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 134 z późn. zm.),
    - ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.),
    - ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351).

    7) Jeśli kontaktujesz się z nami za pośrednictwem jakichkolwiek kanałów, w szczególności za pośrednictwem call center, poczty elektronicznej (e-maila), narzędzi do rozmów i komunikatorów w serwisach społecznościowych, będziemy przetwarzać Twoje dane identyfikacyjne i dane kontaktowe oraz przechowywać zapisy odbytych rozmów, w tym nagrania rozmów telefonicznych na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w celu:
    a) obsługi Twoich zapytań i zamówień;
    b) ewidencji naszej korespondencji wraz z Twoimi zapytaniami oraz reklamacjami i podobnymi wiadomościami, abyśmy mogli sprawdzić, czy odpowiadamy na nie prawidłowo i na czas;
    c) analizy naszej wzajemnej korespondencji, aby poprawić jakość naszych usług.

    8) Jeśli jesteś współpodróżnikiem lub uczestnikiem innej zamówionej u nas na Twoją rzecz usługi, przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne i kontaktowe w celu:
    - uzyskania informacji, które pozwolą nam ulepszyć nasze usługi w przyszłości, stworzyć nasze statystyki i zestawienia - w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest poprawa jakości naszych usług dla naszych klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    - wypełnienia ciążących na nas zobowiązań prawnych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności obowiązków wynikających z ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
    - obrony naszych praw i dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej oraz prowadzenia naszych wewnętrznych rejestrów oraz dla celów ewentualnej kontroli – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym przypadku nasze uzasadnione interesy to obrona naszych praw i dochodzenie roszczeń oraz kontrola prawidłowego świadczenia naszych usług.
    Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?
    Dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie przez czas niezbędny do przetworzenia Twojego zamówienia, dokonania rezerwacji, zapewnienia opieki wszelkiej pomocy w związku z korzystaniem z naszych usług (lub chęcią korzystania z nich) lub obsługi Twojej reklamacji. Po upływie tego okresu przechowujemy niezbędne dane w celu obrony naszych praw i dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej oraz prowadzenia naszych wewnętrznych rejestrów oraz dla celów ewentualnej kontroli dane przez okres przedawnienia roszczeń o zapłatę zadośćuczynienia i odszkodowania w związku niezgodnością imprezy turystycznej, rozumianą jako wykonywanie usługi niezgodnie z umową o udział w imprezie turystycznej. Okres przedawnienia takich roszczeń wynosi trzy lata.

    W przypadku wszczęcia postępowania sądowego, administracyjnego lub innego przetwarzamy Twoje dane osobowe w zakresie do tego niezbędnym przez cały okres trwania takiego postępowania, aż do jego prawomocnego zakończenia. Z kolei w celu realizacji naszych obowiązków prawnych przetwarzamy dane osobowe przez okres sześciu lat.

    Dane przetwarzane na podstawie Twojej zgody, są przetwarzane do czasu wycofania tej zgody na określony cel przetwarzania.
    Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?
    I. Oprócz Organizatorów Turystyki i innych usługodawców oraz Ubezpieczyciela, którzy w zakresie świadczonych przez siebie usług, a także dotyczących tych usług reklamacji, są administratorami Twoich danych, możemy również przekazać Twoje dane osobowe innym podmiotom, które pełnią rolę administratora, tj.:
    1) partnerom Fly obsługującym systemy płatności w celu wykonania płatności, tj. Przelewy24.
    2) organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

    II. Korzystamy również z usług innych podmiotów przetwarzających, które przetwarzają w naszym imieniu dane osobowe. Do takich podmiotów przetwarzających należą:
    a) dostawcy usług „w chmurze” i inni dostawcy usług IT i technicznych, tacy jak: System rezerwacyjny MerlinX (ESS SP. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu),
    b) dostawcy narzędzi do zarządzania połączeniami telefonicznymi i narzędzi do ich nagrywania, w szczególności Thulium S.c., Callpage Sp. z o.o., LiveCall Softwere Sp. z o.o.
    e) dostawcy narzędzi do komunikacji SMS i narządzi do czatów, którzy przetwarzają dane osobowe w celu pośredniczenia w naszej komunikacji z Tobą Thulium S.c., CRM dla Agenta PIRO s.c.
    f) dostawcy usług zaopatrujący nas w rozwiązania techniczne, organizacyjne oraz związane z zarządzeniem naszą firmą (w szczególności firmy kurierskie i pocztowe);
    g) dostawcy usług prawnych i doradczych oraz wspierający nas w dochodzeniu należnych roszczeń oraz obrony naszych praw (w szczególności kancelarie prawne, podatkowe, firmy windykacyjne).
    Z jakich źródeł posiadamy Twoje dane osobowe?
    W większości przypadków dane osobowe, które przetwarzamy, przekazujesz nam przy składaniu zamówień za naszym pośrednictwem, i podczas kontaktu z nami. Dane osobowe pozyskujemy także nagrywając Twoje rozmowy z pracownikami naszego call center. Możemy również uzyskać Twoje dane osobowe od osoby trzeciej działającej w Twoim i imieniu i Twoją rezerwującej dla Ciebie imprezę, usługę turystyczną lub ubezpieczenie.

    Jeśli zawierasz za naszym pośrednictwem umowę z Organizatorem Turystyki, innym usługodawcą lub Ubezpieczycielem lub kupujesz u nas kartę podarunkową możemy przy okazji Twojej płatności, w związku z zawarciem tych umów, otrzymać dodatkowe Twoje dane od banków oraz innych naszych partnerów obsługujących systemy płatnicze, zapewniających sprzedaż ratalną, czyli na przykład dane Twojego numeru konta lub informację o pomyślnym dokonaniu płatności.
    Przekazywanie danych poza europejski obszar gospodarczy
    Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy do odbiorców danych przy zastosowaniu przez Fly odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych zatwierdzone przez Komisję Europejską.
    Dobrowolność podania danych osobowych
    Przekazujesz nam swoje dane osobowe dobrowolnie, przy czym ich podanie jest niezbędne, abyśmy mogli pośredniczyć w zawarciu przez Ciebie umowy o udział w imprezie turystycznej z Organizatorem Turystyki czy umowy ubezpieczenia podróżnego z Ubezpieczycielem oraz, jeśli wyrazisz taką chęć, przesyłać Ci nasz newsletter, oferty marketingowe lub oferować inne świadczone przez nas usługi drogą elektroniczną, a także kontaktować się z Tobą telefonicznie.
    Profilowanie i automatyzacja
    Twoje dane będą przetwarzane przez nas w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania, jednak decyzje wiążące nie będą zautomatyzowane. Nie będzie to również wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób nie będzie istotnie wpływać na Twoją sytuację. Oznacza to, że informacje, które otrzymasz od nas np. w newsletterze lub treści, które pokazujemy Ci na naszej stronie i w wyświetlanych reklamach, mogą być powiązane z tym, w jaki sposób korzystałeś z serwisu fly.pl (na przykład z wycieczkami, które obejrzałeś czy preferencjami, które wybrałeś w wyszukiwarce). Dzięki temu będziemy mogli lepiej dopasować treść naszych usług świadczonych drogą elektroniczną do Twoich preferencji, potrzeb i zainteresowań.
    Jakie posiadasz prawa?
    Posiadasz prawo:

    1) Prawo dostępu do danych

    Masz prawo wiedzieć, jakie dane o Tobie przetwarzamy, w jakim celu, przez jaki okres, gdzie Twoje dane osobowe pozyskujemy, komu je przekazujemy, kto poza nami je przetwarza i jakie masz inne jeszcze prawa powiązane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Zgodnie z prawem dostępu do danych możesz zwrócić się do nas o kopię przetwarzanych danych osobowych. Pierwszą kopię udostępnimy bezpłatnie, a kolejne kopie - za opłatą, o wysokści której oczywiście ostaniesz poinformowany przez przekazaniem kolejnej kopii.

    2) Prawo do sprostowania danych

    Jeśli okaże się, że przetwarzane przez nas dane osobowe są niedokładne lub niekompletne, masz prawo do ich poprawienia lub uzupełnienia.

    3) Prawo do usunięcia danych

    W niektórych przypadkach masz prawo do usunięcia swoich danych osobowych. Twoje dane osobowe zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki, jeśli zostanie spełniony jeden z następujących powodów:
    - nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych do celów, dla których je przetwarzaliśmy;
    - odwołasz swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych, przy czym dotyczy to danych, dla których Twoja zgoda jest konieczna i nie mamy żadnego innego powodu, dla którego musimy kontynuować przetwarzanie takich danych;
    - wykorzystasz swoje prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu (patrz poniżej: „Prawo do sprzeciwu przetwarzania”) dla danych osobowych, które przetwarzamy w oparciu o nasze prawnie uzasadnione interesy, i stwierdzimy, że nie mamy już uzasadnionych interesów będących podstawą takiego przetwarzania lub
    - stwierdzisz, że nasze przetwarzanie danych osobowych przestało być zgodne z ogólnie obowiązującymi przepisami.

    Pamiętaj jednak, że nawet jeśli będzie to dotyczyć jednego z tych powodów, nie oznacza to, że natychmiast usuniemy wszystkie Twoje dane osobowe. Prawo to nie ma zastosowania, jeśli przetwarzanie Twoich danych osobowych pozostaje niezbędne do wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa lub obrony naszych praw i dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej.

    4) Prawo do ograniczenia przetwarzania

    W niektórych przypadkach możesz skorzystać z prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Prawo to pozwala w określonych przypadkach wymagać, aby doszło do oznakowania Twoich danych osobowych i aby dane te nie były przedmiotem żadnych dalszych operacji przetwarzania – w tym przypadku jednak nie na zawsze (jak w przypadku prawa do usunięcia), ale na ograniczony czas. Musimy ograniczyć przetwarzanie danych osobowych, gdy:
    - kwestionujesz prawdziwość danych osobowych - zanim ustalimy, które dane są prawidłowe;
    - przetwarzamy Twoje dane osobowe bez wystarczającej podstawy prawnej (np. ponad ramy tego, co musimy przetworzyć), ale przed usunięciem takich danych będziesz miał możliwość ograniczenia ich przetwarzania (np. jeśli spodziewasz się, że w przyszłości udzieliłbyś nam takich danych);
    - nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych dla wyżej wymienionych celów przetwarzania, ale potrzebujesz ich do wykonywania swoich praw lub obrony roszczeń, lub
    - podniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania. Prawo do sprzeciwu jest szczegółowo opisane poniżej w części Prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania. Jeśli Twój sprzeciw jest uzasadniony, jesteśmy zobowiązani do ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych

    5) Prawo do przenoszenia danych

    Masz prawo uzyskać od nas wszystkie swoje dane osobowe, które nam przekazałeś, a które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody i na podstawie niezbędności w celu zawarcia lub realizacji umowy. Twoje dane osobowe przekażemy Ci w ustrukturyzowanym, powszechnie stosowanym i czytelnym formacie. Abyśmy mogli łatwo odpowiedzieć na Twój wniosek, przenoszenie umożliwiamy w zakresie tylko tych danych, które przetwarzamy w sposób zautomatyzowany w naszych elektronicznych bazach danych.

    6) Prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania

    Masz prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w oparciu o nasz uzasadniony interes. W przypadku działań marketingowych nie będziemy już przetwarzać Twoich danych; w innych przypadkach zrobimy to, jeśli nie będziemy mieli istotnych uzasadnionych powodów, aby kontynuować takie przetwarzanie.

    7) Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych

    W przypadku przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, masz prawo do wycofania tej zgody w każdym czasie, bez wpływu na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

    8) Prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

    Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe nielegalnie lub z naruszeniem ogólnie obowiązujących przepisów prawa, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego. Skargę wobec przetwarzania przez nas danych osobowych możesz złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
    Inspektor Ochrony Danych Osobowych
    Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, którym jest Pani Klaudia Kwiatkowska, z którą można kontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: daneosobowe@fly.pl oraz numeru telefonu: 535 889 965.
    Jak się z nami skontaktować w sprawie danych osobowych?
    W przypadku wszelkich spraw związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się nami za pośrednictwem ww. adresu e-mail: daneosobowe@fly.pl oraz kierując korespondencję na adres siedziby Administratora z dopiskiem "RODO".